Блог

Всем привет! С вами Алексей Минкевич.

В маленьких компаниях с коммуникациями всё замечательно. Но как только размер компании или проекта превышает 30–40 человек, руководителю требуется инвестировать своё время в налаживание эффективных коммуникаций. Вот пример проверенного временем подхода, который позволяет упорядочить коммуникации в компании или на крупном проекте, ускорить их и сделать обмен информацией более эффективным. Этот документ можно взять за основу, подправить под себя и использовать в работе.

Данный документ описывает рекомендации по коммуникациям внутри компании.

Рабочее время

Наша команда распределена между многими странами, что затрудняет общение. Каждый из вас может выбирать удобный для себя график работы. При этом мы выделяем интервал с 14:00 до 19:00 как общее рабочее время. У нас принято быть доступным для встреч и коммуникаций в Slack в этот период. Мы используем его для проведения совещаний с большим количеством участников и общения между сотрудниками.

Telegram / Телефон

Telegram/телефон — срочный канал связи. Используйте его для решения действительно срочных вопросов, таких как инциденты на продакшене.

Slack / корпоративный мессенджер

Slack — основной канал связи:

• Желательно отвечать по мере возможности. Если сообщения выбивают вас из состояния потока — тратьте 5 минут на проверку раз в час.
• Ожидаемое время реакции — не более одного часа в рабочее время.
• Держите статус актуальным. Если заняты — используйте Do Not Disturb.
• Используйте эмодзи для быстрых ответов или нотификации о прочтении.
• Избегайте сообщений «привет», «ты тут?». Сразу формулируйте запрос.
• Для крупных обсуждений создавайте отдельный канал и архивируйте его после завершения.

Email

Почта — не срочный, но важный канал. Используйте для постановки важных задач, формального донесения решений, документирования обсуждений, общекомпанейских объявлений.

Правила:

• Отвечайте на адресованные вам письма в течение 3 бизнес-дней.
• Если нужно действие от конкретного человека — подсветите его через @. Например: @Алексей, пожалуйста, пришли мне…
• Рекомендуем стратегию пустого инбокса при работе с почтой.
• Если пишете на большую группу — ставьте их в bcc. При ответе на групповые письма — избегайте Reply to All.

Совещания

По умолчанию используйте 30-минутные слоты. Если нужно больше — возможно, лучше провести несколько точечных встреч.

Если вы создаёте совещание:

• Пропишите повестку и цель, которую нужно достичь.
• Приглашайте игроков, а не зрителей. Чем меньше участников — тем лучше.
• Используйте опциональное приглашение для тех, кто должен быть в курсе.
• В начале объявите цель и ожидаемый результат.
• Начинайте и заканчивайте вовремя. Если цель достигнута — отпустите людей.
• Организатор ведёт совещание, следит за повесткой и выполнением цели.
• После совещания организатор рассылает протокол и согласованный список дальнейших действий.

Если вас пригласили:

• Ознакомьтесь с повесткой и материалами заранее.
• Приходите вовремя.
• Если совещание вас не касается — можете пропустить, заранее предупредив организатора. Вы автоматически соглашаетесь с принятыми решениями.
• Во время совещания не отвлекайтесь на ноутбук и телефон.

Всем добрый день! С вами Михаил Сорокин. В августе 2022 года я успешно сдал экзамен PMP. Делюсь своим опытом подготовки и сдачи.

Подготовка

Подготовка очень утомительная и трудоёмкая. Заниматься в «фоновом» режиме я бы не рекомендовал. Нужно регулярно выделять значительные отрезки времени. Рассчитывать на то, что «у меня и так много опыта, я всю эту теорию знаю» — не стоит.

1. Мотивация — это отдельный аспект. Объясните себе, что вам даст сертификат. Заручитесь поддержкой близких — процесс энергозатратный.
2. Начните заполнять заявку на экзамен: опишите опыт, чтобы набрать необходимое количество часов.
3. Читайте PMBOK 6 и 7. Цель — начать загружать себе понимание стандарта. Tip: PMBOK легче читать с text-to-speech, например в MS Edge.
4. После первого прочтения сделайте карточки с основными терминами. Tip: удобно в cram.com.
5. Пройдите курс на 35 PDU. Убедитесь, что курс можно указать для сдачи экзамена. Tip: на Udemy есть курсы по $10.
6. Заучивайте расширенные концепции и формулы: лестница Такмана, модели мотивации, формулы EVM, расчёт каналов коммуникации.
7. Ближе к концу тренинга — покупайте тесты и прогоняйте их. Пробелы добавляйте в карточки. После окончания тренинга подавайте заявку — у вас будет год на сдачу.
8. За 2–3 недели до экзамена тренируйте навык сдачи: делайте 4-часовые пробные экзамены. Развивайте умение читать вопрос один раз без перечитывания.
9. Перечитайте PMBOK вдумчиво — на этот раз сложится совершенно иная картина.
10. Полезное упражнение: сядьте и зарисуйте всё схемой — группы процессов, этапы проекта, артефакты.
11. За неделю до экзамена отрежьте себя от лишних информационных потоков — дайте мозгу переварить знания.
12. При выборе помещения для сдачи подумайте о вентиляции — к 4-му часу без кислорода мозг перестаёт работать должным образом.

Сам экзамен

Экзамен проверяет не знание теории, а умение применить её к конкретным кейсам. Отвечая на вопрос, нужно быстро понять: о каком процессе идёт речь, какие инструменты PMBOK предлагает, что на входе и выходе процесса. Всегда проверяйте себя: почему я так ответил и почему другие варианты не подходят.

Я сдавал онлайн. За 30 минут до начала — check-in: проверка ID, рабочего места, отключение всех мессенджеров и браузеров.

Моя первая попытка прервалась по технической причине на стороне проктора. Я обратился в поддержку — они открыли повторную попытку бесплатно. Неожиданно, но оказалось плюсом: вопросы совпадали, и я тратил меньше времени на понимание.

Во время сдачи мне сделали несколько замечаний: не выходить из поля камеры и не отводить взгляд от монитора. Проктор предупредил, что ещё одно замечание — и экзамен будет остановлен. Добавило стресса.

Симуляторы

Ресурс	Комментарий
TIA Exams	Вопросы довольно простые
Master of Project	Вопросы сложные, похожи на экзамен. Тест 180 вопросов, 9 тестов
PMI (официальный)	260 вопросов, очень похожи на экзамен
O'Reilly	Вопросы похожи на экзамен
Udemy	Вопросы похожи на экзамен (правильность некоторых ответов вызывает сомнения)

Курсы

Курс	Комментарий
Udemy PMP PMBOK6	Даёт 35 PDU
Udemy PMP Illustrated	Хорошо структурирует знания по задачам
YouTube-канал	Очень хорошо и бесплатно объясняется PMBOK

Метод освоенного объёма (Earned Value Management, EVM) — один из самых распространённых способов контроля проекта. Глядя всего на пару показателей, сразу становится понятно «здоровье проекта», а ещё метод отлично помогает бизнесу ответить на вопросы итоговой стоимости и спрогнозировать дату завершения. Метод работает для абсолютно любых проектов в любой отрасли.

Базовые показатели

• PV (Planned Value) — запланированная стоимость работ на рассматриваемый период.
• EV (Earned Value) — запланированная стоимость фактически выполненных работ на рассматриваемый период, то есть освоенный объём.
• AC (Actual Cost) — фактическая стоимость выполненных работ на рассматриваемый период.

Индекс выполнения календарного плана (SPI)

SPI (Schedule Performance Index) показывает, насколько мы вписываемся в запланированный график. Используется для прогноза сроков завершения.

• SPI < 1 — проект отстаёт от расписания
• SPI > 1 — проект опережает расписание
• SPI = 1 — всё идёт по плану

При работе с SPI важно в первую очередь анализировать операции на критическом пути — это позволит понять реальное положение проекта.

Индекс стоимости выполненных работ (CPI)

CPI (Cost Performance Index) иллюстрирует эффективность использования бюджета.

• CPI < 1 — тратится больше, чем планировалось
• CPI > 1 — уровень затрат ниже плана
• CPI = 1 — всё идёт по плану

Индексы могут серьёзно обмануть менеджера, если применять их неправильно. Например, при расчёте только для операций вне критического пути можно получить благостную картину, тогда как сам критический путь уже отстаёт и перерасходует бюджет.

Хорошей практикой считается рассчитывать коэффициенты отдельно для критического пути и для проекта в целом.

Полная таблица формул EVM

Для лучшего понимания метода рекомендуем посмотреть видео с разбором примера на YouTube.

Работая в Lyft, я столкнулся с действительно большим потоком e-mail: в среднем 50–100 писем в день. У меня ушло более года, чтобы научиться работать с таким потоком. Делюсь своим набором правил, который существенно сократил время обработки входящих и уменьшил количество нервов.

1. Перегрузка почты — это не проблема, это результат проблемы. Корень — в доверии команде. Если вы доверяете своим людям, вам не нужно просить ставить вас в копию всех писем.

2. Инбокс с нулём писем. В ваших руках одна из лучших поисковых систем — пользуйтесь ей. Настройте правила фильтрации: письма, которые вас не касаются, перетягивайте в папку «Карантин», затем раз в неделю настраивайте фильтр: «критерий» → пропустить инбокс → отметить как прочитанное → переместить в «Шум». В итоге в инбоксе — либо ноль писем, либо только те, что требуют ваших действий.

3. Используйте оптимальные каналы для срочных сообщений. Для срочного — Slack или звонок. Для почты выделяйте в календаре конкретное время: 3–4 подхода в день. Остальное время — фокус на задачах, без переключения контекста.

4. Быстрые ответы вредят команде. Мгновенные ответы создают у команды давление и не дают людям проявить себя. Дайте время — пусть кто-то возьмёт решение в свои руки. Последний раз в отпуске я впервые не отвечал на письма. И знаете что? Почти все вопросы люди решили сами.

5. Выключите все уведомления о приходе почты. Уведомления вызывают всплеск дофамина и влияют на поведение. Настройте фильтр: «Имеет слова» → label:inbox → отметить как прочитанное. Непрочитанных больше нет. Непрочитанное в инбоксе = чей-то приоритет. Если всё прочитано — вы сами решаете, что приоритетно.

6. Существует благородное искусство оставлять дела незавершёнными. «Мудрость жизни — в отсеивании несущественного.» — Линь Юйтан, 1895–1976. У вас есть свои приоритеты — работайте по ним. Если вопрос действительно срочный — вас найдут.

7. Создайте правила работы с почтой для вашей команды. Например: тема письма начинается с метки «Команда» для объявлений; большие группы ставятся в bcc; Reply to All — под запретом. Документ с правилами поможет всем работать одинаково.

Применение этих принципов очень помогло мне быть эффективнее и не упускать важную информацию. Попробуйте! Худшее, что может случиться, — вы пропустите один e-mail.

Если у вас есть свои лайфхаки работы с почтой — поделитесь ими в нашем Telegram-канале.