Как проводить эффективные совещания: типы, регламент и лайфхаки

Очень важное совещание в очень крупной компании Согласно PMI PMBOK 90% времени руководитель проекта тратит на коммуникацию. Мы не ошибемся если скажем, что большинство коммуникаций чаще всего посвящено обсуждению каких-либо вопросов. Собрание посвященное обсуждению каких-либо вопросов является определением совещания. Таким образом мы можем смело сказать, что одним из самых важных навыков для любого руководителя проектов является эффективное проведение совещаний, как минимум, с точки зрения частоты использования. В декабре прошлого года вышел выпуск Comedy Club с постановкой "Очень важное совещание в очень крупной компании". Только ленивый не переслал ссылку на эту постановку коллегам или друзьям со словами "смотри прям как у нас", "главное чтобы опять вот так не получилось" или "ничего не напоминает?". Задолго до Comedy club совещания стали одной из ключевых тем популярного комикса Скотта Адамса «Дилберт». Это как раз тот случай, когда и смешно и грустно одновременно. Мы искренне верим в то, что совещания могут быть не пыткой для руководителя и\или его команды, а одним из самых эффективных инструментов. Если у вас есть пару часов времени, то рекомендуем ознакомиться с одним из шедевров Патрика Ленсиони о том как сделать совещания эффективными и вдохновляющими "смерть от совещаний". Один из наших тренеров адаптировал подход из данной книги в своей компании и теперь мы можем вам предложить для ознакомления не только оригинал, но и адаптацию. Итак, несколько советов, которые помогут вам сделать ваши совещания эффективнее: - Просмотрите свой календарь и попробуйте отнести каждое из ваших совещаний к одной из групп: статус, тактическое, стратегическое. Зачастую проблемы возникают, когда мы совмещаем 2 типа в одном совещании. Например: руководители синхронизируются по статусу раз в неделю, а потом переходят к обсуждению вопросов, которые накопились за неделю. Чаще всего при таком подходе, повестка кочует из недели в неделю и особо не удается договориться по важным вопросам. - Найдите инструмент для динамического формирования повестки для тактических совещаний. Вам будет намного легче если вопросы будут ранжированы по важности, а договоренности и следующие шаги будут зафиксированы. Например: можно создать доску в Trello, JIRA, Asana и пр. на которую все участники могли бы добавлять свои вопросы. Также не забывайте добавлять в повестку вопросы необходимые для достижения стратегических целей. - Разделите тактические совещания на 2 типа: еженедельное совещание для обсуждения вопросов и специальные совещания посвященные конкретному вопросу. Если во время еженедельного совещания вы понимаете, что для решения вопроса требуется дополнительная проработка и сбор информации, то вы договариваетесь о том, кто будет отвечать за вопрос и проговариваете предполагаемое время на выполнение следующего шага. Таким образом во время еженедельного совещания у вас будет возможность обсудить больше вопросов и определить следующие шаги по их решению. Самое главное, у каждого вопроса появится владелец, который будет отвечать выполнение намеченных шагов и будет держать всех в курсе изменений во время совещаний типа "статус". - Стратегические совещания требуют подготовки и времени. Их лучше проводить вне офиса, чтобы у сотрудников не было шансов отвлечься на ежедневные задачи. - Рекомендации по периодичности и длительности совещаний: статус - минимум раз в 2 дня от 5 до 15 мин, тактические еженедельные от 45 до 90 мин, тактические специальные от 30 до 90 мин, стратегические не чаще чем раз в месяц но не реже чем раз в квартал с продолжительностью от 1 до 2 дней. Сегодня мы только слегка коснулись верхушки айсберга. Если у вас появились вопросы, мы постараемся ответить на них в комментариях. Продуктивных вам совещаний и хорошего дня :)