Работая в Lyft, я столкнулся с действительно большим потоком e-mail: в среднем 50–100 писем в день. У меня ушло более года, чтобы научиться работать с таким потоком. Делюсь своим набором правил, который существенно сократил время обработки входящих и уменьшил количество нервов.
1. Перегрузка почты — это не проблема, это результат проблемы. Корень — в доверии команде. Если вы доверяете своим людям, вам не нужно просить ставить вас в копию всех писем.
2. Инбокс с нулём писем. В ваших руках одна из лучших поисковых систем — пользуйтесь ей. Настройте правила фильтрации: письма, которые вас не касаются, перетягивайте в папку «Карантин», затем раз в неделю настраивайте фильтр: «критерий» → пропустить инбокс → отметить как прочитанное → переместить в «Шум». В итоге в инбоксе — либо ноль писем, либо только те, что требуют ваших действий.
3. Используйте оптимальные каналы для срочных сообщений. Для срочного — Slack или звонок. Для почты выделяйте в календаре конкретное время: 3–4 подхода в день. Остальное время — фокус на задачах, без переключения контекста.
4. Быстрые ответы вредят команде. Мгновенные ответы создают у команды давление и не дают людям проявить себя. Дайте время — пусть кто-то возьмёт решение в свои руки. Последний раз в отпуске я впервые не отвечал на письма. И знаете что? Почти все вопросы люди решили сами.
5. Выключите все уведомления о приходе почты. Уведомления вызывают всплеск дофамина и влияют на поведение. Настройте фильтр: «Имеет слова» → label:inbox → отметить как прочитанное. Непрочитанных больше нет. Непрочитанное в инбоксе = чей-то приоритет. Если всё прочитано — вы сами решаете, что приоритетно.
6. Существует благородное искусство оставлять дела незавершёнными. «Мудрость жизни — в отсеивании несущественного.» — Линь Юйтан, 1895–1976. У вас есть свои приоритеты — работайте по ним. Если вопрос действительно срочный — вас найдут.
7. Создайте правила работы с почтой для вашей команды. Например: тема письма начинается с метки «Команда» для объявлений; большие группы ставятся в bcc; Reply to All — под запретом. Документ с правилами поможет всем работать одинаково.
Применение этих принципов очень помогло мне быть эффективнее и не упускать важную информацию. Попробуйте! Худшее, что может случиться, — вы пропустите один e-mail.
Если у вас есть свои лайфхаки работы с почтой — поделитесь ими в нашем Telegram-канале.