Всем привет!
Пару лет назад мы написали памятку по проведению онлайн совещаний. В марте прошлого года мы начали уходить на карантины и теперь почти все встречи у нас онлайн. Весь день мы сидим в зуме. Даже появился термин "усталость от зума" zoom fatigue. Мы предлагаем вам пересмотреть свой подход к проведению совещаний с учетом следующих правил:
✏️ Если вы создаете совещание
☑️ Создавая совещание, пропишите повестку и цель, которую нужно достичь
☑️ Приглашайте игроков, а не зрителей. Чем меньше приглашенных - тем лучше.
☑️ Используйте опциональное приглашение для тех, кто должен быть в курсе обсуждения
☑️ В начале каждого совещания объявите цель совещания и результат, которого требуется достигнуть
☑️ Начинайте и заканчивайте вовремя. Если цель достигнута - отпустите людей
☑️ Организатор ведет совещание, следит за соблюдением повестки и выполнением цели
☑️ После совещания организатор рассылает всем участникам, включая пропустивших, протокол совещания и согласованный на совещании список дальнейших действий
✏️Если вас пригласили на совещание
☑️ Подготовьтесь заранее. Ознакомьтесь с повесткой и приложенными материалами до совещания
☑️ Приходите вовремя
☑️ Если совещание вас не касается - можете пропустить его. При этом вы автоматически соглашаетесь с любыми решениями, которые будет приняты на совещании.
☑️ Если вы решаете пропустить совещание, проинформируйте человека создавшего совещание заранее проинформируйте организатора
☑️ Во время совещания не отвлекайтесь на работу в ноутбуке и мобильные телефоны. Если вам нужно решить срочный вопрос - покиньте совещание и решите его
☑️ Если вы скучаете на совещании, скорее всего оно вас не касается и вы можете покинуть совещание
📌 В завершении еще один совет из практики: по умолчанию используйте 30 минутные слоты для совещаний. Если совещание требует больше времени, возможно следует провести несколько точечных, вместо одного масштабного.