Простой шаблон управления проектами в Excel

2. Сделайте себе вашу личную копию шаблона: File->Make a Copy.

3. Определяем цель проекта по SMART. В примере шаблона мы занимаемся постройкой одноэтажного жилого дома из блоков площадью 140м2. Строительство должно быть завершено к 1-му октября. Предполагая, что участок с подведенными коммуникациями у нас уже есть. Сформулировать цель проекта по SMART очень поможет вам задать правильное понимание цели. Как будете готовы - вписывайте цель в ячейку B1 на вкладке "ИСР".

4. Далее займемся декомпозицией работ. Нам нужно проработать список дел, которые нужно сделать на проекте. Он называется Иерархическая Структура Работ (ИСР). Например, Строительство фундамента мы декомпозируем на 4 работы:
- Подготовка котлована
- Обрешетка фундамента
- Заливка фундамента
- Заливка плиты.

Декомпозируем работы проекта до тех пор, пока не сможем ответить о каждой работе на три вопроса: кто это будет делать, как долго (сколько это стоит) и как проверить, что работа готова. Очень важно на этом этапе понять какие будут требования к приемке работ или что именно мы будем проверять, когда будем решать готова работа или нет. В итоге получаем список дел проекта. Когда все эти работы будут выполнены - проект будет успешно завершен. Вписываем все работы в проекте на первую вкладку "ИСР", как в примере.

5. Теперь переходим к оценке. Изучите пожалуйста вкладку "Оценка". В ней мы видим основные элементы оценки: ИСР, ниже таблица со стоимостью работы и материалов, а также предположения, на которых делалась оценка и ее точность.
Вручную копируем ИСР из вкладки "ИСР" во вкладку "Оценка". Теперь проставляем роли исполнителей работ в колонку "Ответственный". Про каждую роль мы знаем стоимость часа работы, которую вносим в таблицу стоимости работ и материалов для вашего проекта. Далее заполняем колонку "Оценка". Вы или сами знаете, сколько времени нужно на выполнение работы, или можете проконсультироваться у соответствующего специалиста. Такие же манипуляции делаем для материалов, определяя необходимое их количество.
Проверьте верность простых формул в колонке "Стоимость", чтобы математика была правильной. В процессе оценки вы делали важные предположения, например, что стройматериалы не подорожают. Впишите их пожалуйста в ячейку С34+. Если одно из предположений не сработает, вам нужно будет заново пересмотреть оценку. Ну и в завершении укажите точность вашей оценки в ячейке С33. Точность оценки отражает детализацию проработки и вашу уверенность в получившихся цифрах.

6. Переходим к составлению расписания. Изучаем вкладку "Расписание". Первым делом вписываем планируемую дату начала проекта в ячейку D1. Далее копируем всю оценку с предыдущей вкладки и расставляем работы в той последовательности, в которой они должны идти. Не забываем, что нужно добавить задачу на управление проектом, в нашем примере это "Управление стройкой". Теперь заполняем колонку "Длительность" в днях. Для этого делим трудоемкость операции на количество доступных ресурсов.
Если трудоемкость подготовки котлована 16 часов и нам доступен один экскаватор, то длительность операции будет два дня. Если экскаватор доступен на пол-дня в день, то длительность этой операции будет 4 дня (16ч/0.5= 32ч = 4 дня). У контрольных событий длительность ставим ноль. Контрольное событие - это веха нашего проекта, когда готов какой то крупный результат поставки. Например, "Фундамент построен". После этого заполняем даты к колонках "Начало" и "Окончание" с учетом выходных и праздничных дней и доступности исполнителей работ. Дата окончания последней операции - это дата завершения проекта.
После этого рисуем вручную диаграмму Ганта в правой части экрана в календаре для того, чтобы визуализировать наше расписание. Запланированные задачи красим в светло-зеленый, веху делаем черной. Сделали? Если да, то ура - планирование готово!

7. Теперь приступаем к выполнению проекта и отслеживанию его прогресса. Переходим на вкладку "Фактическое выполнение". Темно-зеленым закрашиваем выполненные задачи, достигнутые контрольные события - черным. Если какие-то работы выполнялись дольше - корректируем даты и диаграмму Ганта в календаре. Если что то не началось вовремя - закрашиваем эту работу розовым. Например, сегодня уже середина мая, а постройка забора не началась как мы планировали 10-го мая. Значит задача отстает от плана. Сравнивая две вкладки "Расписание" и "Фактическое выполнение" мы можем видеть отклонения планов от реальности и принимать корректирующие меры, чтобы вернуть проект под контроль.

В управлении проектами все просто, как этот шаблон. Пользуйтесь на здоровье и отличного дня!

С вами был Алексей Минкевич.

Оставляйте свои комментарии, делитесь мнением и задавайте вопросы в комментариях в нашем Telegram.