7 принципов эффективной работы с почтой

1) Перегрузка почты не является проблемой. Это результат проблемы. Корень проблемы в доверии своей команде. Если вы доверяете своей команде, вам не нужно просить людей ставить вас в копию всех писем.

2) Инбокс с нулем писем. В ваших руках одна из самых эффективных поисковых систем - пользуйтесь ей. Нужно настроить ряд правил, которые позволят вашему почтовому ящику отфильтровывать сообщения, которые вас не касаются и сортировать остальные. Тут наша задача отличить сигнал от шума. Как пример: все письма, которые ко мне не относятся, я перетягиваю из инбокса в папку "Карантин". А потом раз в неделю настраиваю фильтры в виде: "критерий поиска"-> Пропустить инбокс -> Отметить как прочитанное -> перенести в папку "Шум". Сейчас у меня в этой папке тысячи не относящихся ко мне писем. Каждое микродействие съедает время. В моем инбоксе теперь или ноль писем, или только письма, которые требуют от меня каких-либо действий.

3) Используйте оптимальные каналы для срочных сообщений. У нас на работе это Slack. Если что-то действительно срочное - всегда можно написать прямое сообщение или позвонить.

Выделяйте в календаре определенное время для чтения писем. 3-4 подхода в день более чем достаточно. Остальное время фокусируемся на своих задачах и не тратим время на переключение контекста и ежеминутное обновление инбокса с чтением почты.

4) Ваши быстрые ответы на почту только вредят команде. Как менеджер вы чувствуете, что должны мгновенно отвечать на все. Команда получает от этого дополнительное давление и вы не даете людям проявить себя. Дайте время, пусть кто-то из команды возьмет решение вопроса в свои руки. Последний раз, будучи в отпуске, я впервые решил не отвечать на письма и всех предупредил об этом. И знаете что? Почти все вопросы люди смогли решить сами, без меня.

5) Выключаем все нотификации о приходе почты. Нотификации вызывают всплеск дофамина и влияют на наше поведение. Отсутствие нотификаций вызывает негативное чувство. Ты как наркоман начинаешь обновлять почту, рабочий, личный ящик… Каждое утро, смотря на количество непрочитанных писем в почте, я начинал паниковать и даже иногда злился - опять час-два придется разгребать почту...

Настраиваем фильтр: Имеет слова - > label:inbox -> отметить как прочитанное. Все, больше непрочитанных писем нет. Это про сигналы. Если в моем инбоксе непрочитанный емейл - это чей-то приоритет. А если все прочитаны - я сам решаю, что приоритетно и работаю с этим.

6) Помимо благородного искусства доведения дел до конца, существует благородное искусство оставлять дела незавершенными. Мудрость жизни — в отсеивании несущественного. Линь Юйтан 1895-1976

Уничтожение ненужных и не приоритетных для вас дел - это ключ к победе. У вас есть свои приоритеты - работайте по ним. Если вопрос действительно важный и срочный - вас найдут.

7) Создайте правила вашей команды, подразделения, офиса по работе с почтой. Например, используйте метки для писем: тема письма начинается с Команда для писем о выходе новых сотрудников, ставите в bcc большие группы людей, чтобы кто-то не ответил всем по ошибке, используя Reply to All, и т.д.

Применение этих принципов очень помогло мне быть эффективнее и не упускать важную информацию и дела. Попробуйте! Худшее, что может случиться, вы пропустите емейл.

Если у вас есть свои лайфхаки работы с емейлами, пожалуйста поделитесь ими с нами в нашем телеграм канале.
Спасибо и отличного дня!
С вами был Алексей Минкевич.