Рекомендации по коммуникациям в компании или крупном проекте

Всем привет! С вами Алексей Минкевич.

В маленьких компаниях с коммуникациями все замечательно. Но как только размер компании или проекта превышает 30-40 человек, руководителю требуется инвестировать свое время в налаживание эффективных коммуникаций. Вот пример проверенного временем подхода, который позволяет упорядочить коммуникации в компании или на крупном проекте, ускорить их и сделать обмен информацией более эффективным. Этот документ можно взять за основу, подправить под себя и использовать в работе. Пользуйтесь на здоровье!

Данный документ описывает рекомендации по коммуникациям внутри компании.

Рабочее время
Наша команда распределена между многими странами, что затрудняет общение. Каждый из вас может выбирать удобный для себя график работы. При это мы выделяем интервал времени с 14.00 до 19.00 как общее рабочее время. У нас принято быть доступным для встреч и коммуникаций в Slack в этот интервал. Мы используем его для проведения совещаний с большим количеством участников и общения между сотрудниками компании.

Telegram/Телефон
Telegram/телефон является срочным каналом связи. Используете Telegram для решения действительно срочных вопросов, таких как инциденты на продакшене.

Slack/MS Teams Chat/any corporate messenger
Слек является основным каналом связи:

• Желательно отвечать по мере возможности. Если сообщения Слек выбивают вас из состояния потока - заведите за правило тратить 5 минут на проверку сообщений один раз в час
  
• Ожидаемое время реакции на сообщение в рабочее время не должно превышать одного часа, если иное не оговорено правилами конкретного канала
  
• Держите статус в Слек актуальным. Это поможет коллегам понять если вы не доступны или в отпуске. Если вы заняты - используйте Do Not Disturb(означает что вы не сможете ответить мгновенно)
  
• Используйте эмодзи для быстрых ответов или нотификации о том, что вы прочитали сообщение ❤️
• Избегайте написания сообщений вида "привет", "привет, ты тут?". Лучше сразу сформулируйте свой запрос к коллеге.
  
• Для обсуждения крупных задач с большим количеством участников рекомендуется добавлять в Слеке отдельный канал и приглашать туда всех заинтересованных. После завершения работы над задачей данный канал должен быть заархивирован.
  

Email
Почта является не срочным, но важным каналом связи. Используйте емейл для:

• Постановки важных, но не срочных задач
  
• Формального донесения принятых решений
  
• Документирования важных обсуждений
  
• Рассылки обще-компанейских объявлений
  

Правила работы с почтой:

• Пожалуйста отвечайте на адресованные вам емейлы в течении 3х бизнес дней
  
• Если в письме вам нужно действие от конкретного человека - подсветите его при помощи @. Например: @Алексей, пожалуйста пришли мне…
  
• Рекомендуем стратегию пустого инбокса при работе с почтой
  
• Если вы пишете письмо на большую группу людей - поставьте их в bcc. Если вы отвечаете на письмо с большой группой людей - избегайте использование Reply to all
  

Совещания
По умолчанию используйте 30 минутные слоты для совещаний. Если совещание требует больше времени, возможно следует провести несколько точечных, вместо одного масштабного.

Если вы создаете совещание:

• Создавая совещание, пропишите повестку и цель, которую нужно достичь
  
• Приглашайте игроков, а не зрителей. Чем меньше приглашенных - тем лучше.
  
• Используйте опциональное приглашение для тех, кто должен быть в курсе обсуждения
  
• В начале каждого совещания объявите цель совещания и результат, которого требуется достигнуть
  
• Начинайте и заканчивайте вовремя. Если цель достигнута - отпустите людей
  
• Организатор ведет совещание, следит за соблюдением повестки и выполнением цели
  
• После совещания организатор рассылает всем участникам, включая пропустивших, протокол совещания и согласованный на совещании список дальнейших действи

Если вас пригласили на совещание:

• Подготовьтесь заранее. Ознакомьтесь с повесткой и приложенными материалами до совещания
  
• Приходите вовремя
  
• Если совещание вас не касается - можете пропустить его. При этом вы автоматически соглашаетесь с любыми решениями, которые будет приняты на совещании. Если вы решаете пропустить совещание, заранее проинформируйте организатора
  
• Во время совещания не отвлекайтесь на работу в ноутбуке и мобильные телефоны. Если вам нужно решить срочный вопрос - покиньте совещание и решите его, уведомив при этом организатора/присутствующих.
  

Спасибо за внимание!

Оставляйте свои комментарии, делитесь мнением и задавайте вопросы в комментариях в нашем Telegram.